POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ EN MATIÈRE DE RECRUTEMENT ET DE SÉLECTION

1. INTRODUCTION

1.1 BaxterStorey France S.A.S, Les Experiences de Taillevent SAS, MRS Group SAS, Musiam sont membres du groupe WSH et nous nous engageons à favoriser un environnement de travail qui valorise la diversité, l’inclusion et l’excellence. La présente politique de confidentialité décrit nos attentes et nos responsabilités mutuelles dans le cadre du processus de recrutement au sein de notre entreprise.

1.2 Lorsque vous postulez à un poste au sein de l’une de nos marques (que ce soit en tant qu’employé, travailleur ou sous-traitant), nous avons besoin de connaître certaines informations vous concernant. La présente politique de confidentialité décrit le type d’informations que nous traiterons à votre sujet au cours de la processus de recrutement et de sélection, les raisons pour lesquelles nous les traitons et la manière dont ce traitement peut vous affecter.

1.3 Dans la présente politique de confidentialité, les références à l’emploi, au travail (et autres expressions similaires) incluent tout accord prospectif que nous pourrions avoir et en vertu duquel une personne nous fournirait un travail ou des services.

2. LES DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS POUVONS DÉTENIR ET LES RAISONS POUR LESQUELLES NOUS LES TRAITONS

2.1 Dans le cadre de votre candidature, nous collecterons, conserverons et utiliserons les catégories suivantes de données personnelles vous concernant :

    a. Jusqu’à la phase de présélection incluse :

    b. Avant de faire une décision finale de recrutement:

3. COMMENT NOUS UTILISONS LES INFORMATIONS PERSONNELLES TRÈS SENSIBLES

3.1 Nous sommes conscients que la collecte de données sensibles est interdite en France. Nous respecterons cette interdiction, mais nous ferons également usage des exceptions prévues par la loi française lorsque cela est justifié. Par exemple, nous veillerons toujours à ce que les données sensibles requises aient un lien direct et nécessaire avec la fonction concernée pour laquelle vous postulez. En conséquence, nous pouvons collecter et utiliser vos données personnelles sensibles de la manière suivante :

• Nous pouvons utiliser les informations relatives à votre handicap que vous nous fournissez pour déterminer si nous devons procéder à des ajustements appropriés au cours du processus de recrutement, par exemple s’il est nécessaire de procéder à des ajustements au cours d’un entretien ; et
• Nous utiliserons uniquement les données sensibles qui nous sont fournies que pour l’évaluation de vos compétences professionnelles au regard du poste demandé.

4. LES DONNÉES RELATIVES AUX CONDAMNATIONS PÉNALES

4.1 Nous pouvons demander aux candidats de nous fournir le bulletin n° 3 de leur extrait de casier judiciaire si nous sommes en droit de le faire lorsque la législation applicable le permet, notamment dans les cas suivants :

• Nous sommes légalement tenus de vérifier le casier judiciaire d’un candidat compte tenu du type d’activité qu’il entreprendrait dans l’exercice d’une fonction spécifique pour nous (par exemple en matière de surveillance, de sécurité, de transport de fonds…) ; et
• La vérification du casier judiciaire d’un candidat a un lien direct et nécessaire avec la fonction pour laquelle il a postulé.

4.2 Lorsqu’un candidat nous fournit le bulletin n° 3 de son casier judiciaire, nous le lui restituons de manière sécurisée et n’en conservons aucune copie. Notre dossier indiquera simplement si le casier a été vérifié ou non, et ne contiendra aucune autre information sur le casier ou les informations qu’il contient.

5. COMMENT VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SONT-ELLES COLLECTÉES ?

5.1 Nous recueillons des données à caractère personnel vous concernant à partir des sources suivantes :

• Vous, le candidat.
• Les agences de recrutement, les sites d’emploi, les réseaux sociaux, Pôle Emploi ou les organisations à but non lucratif et les organisations de formation et de développement, lorsque vous leur avez initialement fourni les détails de votre candidature et qu’ils nous transmettent ces détails.
• Les prestataires de services spécialisés dans la vérification des références, lorsqu’un poste particulier exige la réalisation de vérifications spécifiques des références. Nous vous informerons toujours si ces vérifications doivent être effectuées et, le cas échéant, nous vous demanderons votre consentement.
• Les agences de référence en matière de crédit, lorsqu’une fonction particulière exige la réalisation de vérifications de crédit. Nous vous informerons toujours si ces vérifications doivent être effectuées et, le cas échéant, nous vous demanderons votre consentement.
• Les référents que vous avez nommés.

6. COMMENT UTILISERONS-NOUS LES DONNÉES VOUS CONCERNANT ?

6.1 Nous utiliserons les données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet pour :

• Évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude à occuper le poste.
• Vérifier vos formations et vos références, le cas échéant
• Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement.
• Conserver les dossiers relatifs à nos processus de recrutement.
• Respecter les exigences légales ou réglementaires.

6.2 Après avoir reçu votre CV et votre lettre de motivation ou votre formulaire de candidature, nous traiterons ces informations afin de déterminer si vous remplissez les conditions de base pour être présélectionné(e) pour le poste. Dans l’affirmative, nous déterminerons si votre candidature est suffisamment solide pour vous convier à un entretien. Si nous décidons de vous convier à un entretien, nous utiliserons les informations que vous nous fournirez lors de l’entretien pour décider de vous proposer ou non le poste. Si nous décidons de vous proposer le poste, nous demanderons des références et/ou des informations sur votre casier judiciaire et/ou nous effectuerons tout autre contrôle requis par la loi avant de confirmer votre nomination.

6.3 Il est dans notre intérêt légitime de décider de vous nommer ou non à ce poste, dans la mesure où il serait bénéfique pour notre entreprise de nommer quelqu’un à ce poste. Nous avons également besoin de traiter vos données à caractère personnel pour décider de conclure un contrat avec vous.

7. SI VOUS NE FOURNISSEZ PAS DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

7.1 Conformément à la législation française, les candidats qui postulent pour travailler avec nous sont censés répondre de bonne foi à nos demandes d’informations raisonnables. Par conséquent, nous n’attendons pas d’un candidat qu’il refuse de révéler toute information pertinente en rapport avec le poste pour lequel il postule.

7.2 Si vous ne fournissez pas les informations demandées, y compris celles qui sont nécessaires à l’examen de votre candidature (telles que des preuves de vos qualifications ou de vos expériences professionnelles), nous ne serons pas en mesure de traiter votre candidature avec succès. Par exemple, si nous avons besoin d’une vérification de solvabilité ou de références pour un poste et que vous ne nous fournissez pas les détails pertinents, cela peut avoir un impact négatif sur votre candidature.

8. ET SI VOUS SOUHAITEZ QUE NOUS CONSERVIONS VOTRE CV POUR D’AUTRES POSTES ?

8.1 Pour vous aider à trouver ou à postuler à des offres d’emploi chez nous, vous avez la possibilité de sauvegarder votre CV sur le portail de recrutement Dayforce (le « Portail »). Si vous sauvegardez votre CV sur le Portail, il sera consultable par les équipes de WSH chargées de la Recherche de Talents et du Recrutement ; elles pourront vous contacter pour des postes qu’elles pensent être adaptés à vos compétences.

8.2 Vous avez également la possibilité de rejoindre notre Réserve de Talents, auquel cas votre CV et vos coordonnées pourront être consultés par nos responsables ainsi que par l’équipe de Recherche de Talents et du Recrutement de WSH, qui pourront vous contacter directement pour les postes qu’ils estiment vous convenir.

8.3 Lorsque vous créez un compte sur notre Portail, vous recevez un nom d’utilisateur et un mot de passe. En vous connectant à votre compte, vous pouvez à tout moment supprimer ou mettre à jour votre CV et/ou vos données candidat. Nous ferons de notre mieux pour veiller à ce que nos collaborateurs n’utilisent que vos données actualisées disponibles sur le Portail.

8.4 Vous pouvez supprimer tout ou partie de vos informations présentes sur le Portail à tout moment via votre compte.

9. COMMENT ASSURONS-NOUS LA SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

9.1 Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. En outre, nous limitons l’accès à vos données personnelles aux employés, agents, entrepreneurs et autres tiers qui ont besoin de les connaître pour des raisons professionnelles. Ils ne traiteront vos données personnelles que sur nos instructions et sont soumis à un devoir de confidentialité.

9.2 Lorsque vous utilisez le Portail, nous vous demandons de traiter les informations relatives à votre compte de manière confidentielle et de ne les partager avec personne. Si nous pensons que votre compte sur le Portail est utilisé par quelqu’un d’autre que vous, nous nous réservons le droit de désactiver votre compte à tout moment.

9.3 Malheureusement, la transmission d’informations par l’internet n’est pas entièrement sûre. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données à caractère personnel, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de vos données lorsqu’elles sont envoyées ou téléchargées sur notre Portail. Une fois que nous avons reçu vos données personnelles, nous mettons en place des mesures de sécurité pour les protéger.

9.4 Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur ces mesures, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées à la section « Coordonnées » ci-dessous.

10. TRANSFERTS DE VOS DONNÉES PERSONELLES EN DEHORS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN

10.1 Nous tenons à vous informer que vos données personnelles peuvent être transférées et stockées à l’intérieur et à l’extérieur de l’Espace économique européen (EEE), y compris au Royaume-Uni, où se trouve le siège du Groupe WSH. Cela peut être nécessaire pour évaluer votre candidature et faciliter le processus de recrutement dans son ensemble.

10.2 Lorsque nous transférons vos données personnelles en dehors de l’EEE, nous le faisons sur la base de la décision d’adéquation en place pour le Royaume-Uni. Cela signifie que le Royaume-Uni est réputé fournir un niveau de protection adéquat pour vos données personnelles de la même manière que si vos données personnelles étaient traitées par nous au sein de l’EEE. Pour plus d’informations sur la décision d’adéquation entre l’UE et le Royaume-Uni, veuillez-vous adresser à notre équipe chargée de la protection des données, dont les coordonnées figurent ci-dessous. En cas de transfert vers des pays situés en dehors de l’EEE ou du Royaume-Uni, nous mettrons à jour la présente politique de confidentialité et vous indiquerons les mesures de protection que nous avons mises en place pour garantir que vos données personnelles restent protégées de la même manière que si elles étaient traitées au sein de l’EEE.

11. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

11.1 Nous conserverons vos données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel les données sont traitées (c’est-à-dire pendant la durée de la procédure de sélection). Si votre candidature est retenue, nous conserverons vos données à caractère personnel aux fins de la gestion de votre emploi. Nous les conserverons aussi longtemps que vous serez employé(e) par nous puis pendant une période de 5 ans.

11.2 Si votre candidature n’est pas retenue, veuillez noter que nous conserverons votre dossier pendant une période de 2 ans à compter de notre dernier contact avec vous, à moins que vous ne demandiez la suppression de vos données avant l’expiration de cette période de 2 ans ou que vous ne nous contactiez pour nous donner votre consentement exprès nous permettant de conserver vos données pendant une période plus longue.

11.3 Nous conservons vos données personnelles pendant cette période afin de pouvoir démontrer, en cas de litige, que nous n’avons pas exercé de discrimination à l’encontre de candidats pour des motifs interdits et que nous avons mené l’exercice de recrutement et de sélection d’une manière équitable et transparente. À l’issue de cette période, nous détruirons en toute sécurité vos données personnelles conformément à notre politique de conservation des données.

11.4 Si vous avez un compte sur notre Portail, nous conserverons vos données sur le Portail aussi longtemps que vous serez un utilisateur actif du Portail. Périodiquement, un audit sera effectué pour identifier les utilisateurs qui n’ont pas eu d’activité pendant plus de 6 mois. Un courriel sera envoyé aux personnes identifiées, leur demandant si elles souhaitent que leurs données soient conservées ou supprimées. Si nous ne recevons pas de réponse dans les 2 semaines ou si nous recevons une demande de suppression, toutes les informations relatives à ces comptes seront supprimées. S’il est confirmé que les destinataires de cette demande souhaitent que leurs informations soient conservées, elles le seront jusqu’au prochain audit, après quoi la procédure sera répétée.

11.5 Les candidatures à un poste vacant spécifique ou les demandes spéculatives reçues par l’intermédiaire d’une agence, d’un courriel ou d’un courrier seront, si elles présentent un intérêt, ajoutées par les RH au Portail, après quoi vous recevrez un courriel vous demandant votre accord pour que ces informations soient utilisées à cette fin. Si vous ne donnez pas votre accord, ces données seront supprimées.

12. LA PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE

12.1 Vous ne serez pas soumis à des décisions qui auront un impact significatif sur vous sur la base d’une prise de décision automatisée.

13. LES RAISONS POUR LESQUELLES NOUS POURRIONS PARTAGER VOS DONNÉES PERSONELLES AVEC DES TIERS

13.1 Nous ne communiquerons que vos données à caractère personnel en dehors du groupe WSH si cette divulgation est conforme à un motif de traitement sur lequel nous nous appuyons et si cette divulgation est légale et équitable pour vous.

13.2 Les circonstances spécifiques dans lesquelles vos données personnelles peuvent être divulguées à des tiers sont les suivantes :

• à d’autres membres du groupe WSH si nécessaire ;
• aux agences de recrutement pour discuter de votre candidature
• aux clients dans les locaux desquels vous travaillerez ;
• à des organismes chargés de l’application de la loi pour répondre à des demandes ou lorsque les lois applicables l’exigent, en vertu de décisions de justice, d’ordonnances ou de règles de procédure arbitrales ou judiciaires, ou à des ministères, agences ou organismes de réglementation gouvernementaux (y compris les divulgations aux autorités fiscales et de l’emploi), à l’emploi et à tout autre organisme de réglementation) ;
• sur une base confidentielle à nos conseillers, par exemple à nos avocats dans le but d’obtenir un avis juridique ou de promouvoir les intérêts du groupe WSH dans le cadre de procédures judiciaires, ainsi qu’à nos comptables à des fins d’audit ;
• sur une base agrégée et anonyme, aux régulateurs concernés dans le cadre d’une demande formelle de données sur la diversité.

13.4 Tous nos prestataires de services tiers sont tenus de prendre les mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données personnelles conformément à nos politiques. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins. Nous ne les autorisons à traiter vos données personnelles qu’à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

14. ACCÈS À VOS DONNÉES PERSONNELLES ET AUTRES DROITS

14.1 Nous essayons d’être aussi ouverts que possible sur les données personnelles que nous traitons. Si vous souhaitez obtenir des informations spécifiques, n’hésitez pas à nous le demander.

14.2 Vous avez également le droit de faire une « demande d’accès ». Si vous exercez ce droit et que nous détenons des données personnelles vous concernant, nous sommes tenus de vous fournir des informations à ce sujet, y compris :

• vous fournir une description et une copie des données personnelles ; et
• vous expliquer pourquoi nous les traitons.

14.3 Si vous faites une demande d’accès et qu’il y a des doutes sur votre identité, nous pouvons vous demander de fournir des informations qui nous permettront de nous assurer de votre identité. Nous vous fournirons toutes les informations auxquelles vous avez droit dans un délai d’un mois civil à compter de la réception de votre demande, sauf si votre demande est particulièrement complexe, auquel cas nous vous ferons savoir si nous avons besoin de plus de temps.

14.4 Outre votre droit d’accès, vous pouvez avoir le droit de faire rectifier ou effacer vos données personnelles, de vous opposer à leur traitement ou d’en limiter le traitement. Si vous nous avez fourni des données vous concernant (par exemple votre adresse ou vos coordonnées bancaires), vous avez le droit de recevoir ces données dans un format lisible par machine afin de les transmettre à un autre responsable du traitement. Cette disposition ne s’applique que si le traitement est fondé sur le consentement ou le contrat.

15. DROIT DE RETRAIT

15.1 Lorsque vous avez postulé pour ce poste, vous avez consenti à ce que nous traitions vos données personnelles aux fins de l’exercice de recrutement et de sélection. Vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement à cette fin à tout moment. Pour retirer votre consentement, veuillez-vous connecter à votre compte pour retirer votre candidature si vous avez postulé par l’intermédiaire du portail ou contacter votre principal interlocuteur au sein de notre entreprise si vous avez envoyé votre CV directement. Une fois que nous aurons reçu la notification du retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus votre candidature et, sous réserve de notre politique de conservation, nous détruirons vos données à caractère personnel en toute sécurité.

16. COORDONNÉES

16.1 Les questions, commentaires et demandes concernant vos données à caractère personnel sont les bienvenus. Si vous avez des questions ou des réclamations concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous devez les adresser à votre contact principal dans notre entreprise en premier lieu, ou en nous écrivant à WSH France, 155 Rue du Faubourg Saint Denis, 75010, Paris, ou vous pouvez contacter notre équipe de protection des données par courriel à l’adresse suivante : dataprotection@wshlimited.com.

16.2 Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données. Pour les pays dans lesquels nous exerçons nos activités, veuillez-vous reporter à ce qui suit :

• Royaume-Uni Le régulateur statutaire au Royaume-Uni est l’Information Commissioner’s Office (ICO). De plus amples informations, y compris les coordonnées, sont disponibles à l’adresse suivante : https://ico.org.uk.
• Belgique Le régulateur statutaire en Belgique est l’Autorité de protection des données (Gegevensbeschermingsautoriteit). De plus amples informations sont disponibles sur leur site : www.dataprotectionauthority.be.
• Les Pays-Bas régulateur statutaire aux Pays-Bas est l’Autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens). De plus amples informations sont disponibles sur leur site : www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
• Irlande Le régulateur statutaire en Irlande est le Commissaire à la protection des données (Data Protection Commissioner). De plus amples informations sont disponibles sur leur site : www.dataprotection.ie.
• Norvège Le régulateur statutaire en Norvège est l’Autorité norvégienne de protection des données (Datatilsynet). De plus amples informations sont disponibles sur leur site : www.datatilsynet.dk.
• France Le régulateur statutaire en France est la CNIL (la Commission nationale de l’informatique et des libertés). De plus amples informations sont disponibles sur leur site : www.cnil.fr.

17. STATUT DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

17.1 Nous pouvons modifier la présente politique à tout moment. Aucune disposition de la présente politique n’est destinée à créer une relation de travail entre nous et un non-employé qui nous fournit des services.

La dernière mise à jour de la présente politique de confidentialité en matière de recrutement et de sélection a eu lieu le 3 juin 2023.